Krav til elektroniske fakturaer

Vi vil her forsøge at fortælle lidt om de krav der stilles til fakturaer der skal sendes til offentlige myndigheder og institutioner. 

Her vil bl.a. stå lidt om hvad en faktura skal indeholde, hvordan de kan fremsendes og hvilke dokumenter der kan fremsendes. Nye ændringer vil være placeret øverst og de mere generelle ting vil så stå længere nede.

I højre spalte vil der være genveje til andre sider hvor man kan finde yderligere information om emnet. Det kan være love og bekendtgørelser, teknisk information og mere generel information om e-fakturering som de kaldes. 

Nye krav pr. 1. december 2011

Siden 1. maj 2011 har det været et krav at fakturaer til offentlige myndigheder blev sendt via NemHandel. Fra den 1. december 2011 vil det ydermere være et krav at de sendes i OIOUBL-formatet.

Dermed vil du ikke længere kunne sende fakturaerne i OIOXML-formatet, som er et mere simpelt format. Til gengæld åbnes der op for at der kan sendes andre dokumenter end faktura og kreditnota. I første omgang er det rykkere, Forretningskvittering og UTS-dokumenter der vil kunne sendes via systemet.

OIOUBL-formatet stiller så også lidt større krav til din fakturas indhold og opbygning, især hvis du bruger et LæsInd-bureau. Der er nogle flere detaljer der skal fremgå af fakturaen for at den ikke skal blive afvist.

Med OIOXML-formatet var det f.eks. kun totalbeløbet der blev "afløftet" af LæsInd-bureauet. Med det nyt format vil alle varelinjer blive afløftet, så de skal være mere specificeret. Samtidig skal det også fremgå af fakturaen hvor meget af totalbeløbet der er moms så det kan afløftes for sig selv.

Det betyder at fakturaen i større grad skal leve op til fakturakravene i Bekendtgørelse om merværdiafgiftsloven, BEK nr. 663 af 16/06/2006 med senere ændringer (Kapitel 11, §§40-49).

Økonomistyrelsen har lavet en lille informationsskrivelse om det nye format. Du kan finde det i højre spalte som pdf-fil. 

NemHandelsprofiler

KMD A/S er vores systemleverandør og VANS-operatør og de har meddelt os at der i vores system er understøttelse for disse to profiler:

BillingSimple (Procurement-BilSim-1.0) der består af OIOUBL-dokumenterne Faktura, Kreditnota, Rykker og Forretningskvittering. Forretningskvittering gør at vi elektronisk kan give leverandøren direkte besked hvis der er fejl i en modtaget Faktura, Kreditnota eller Rykker.

BillingBasic (NES Profil 5 Basic Billing) der består at OIOUBL-dokumenterne Faktura og Kreditnota. Fakturablanketten, der er beskrevet nedenfor, bruger denne profil. 

IBAN-nr. og SWIFT-adresse understøttes dog ikke.

Derudover understøttes Reference-Utility-1.0 profilen (UTS Forsyningsoplysninger). Det er et supplerende dokument til fakturaer og kreditnotaer som især forsyningsvirksomheder bruger til at medsende oplysninger om forbrug.

Fakturakrav

Her er en kort oversigt over de vigtigste af de lovpligtige krav der stilles til en faktura, samt de særlige oplysninger der skal/bør med på en faktura til en offentlig myndighed.

• Sælgers navn og adresse
• Købers/kundens navn, adresse og EAN-lokationsnummer
• Kundens personreference eller anden reference, f.eks. ordre- eller rekvisitionsnr.
• Fakturadato (gerne angivet i et format som dette dd.mm.åååå)
• Fakturanummer (et fortløbende nummer der bygger på en eller flere serier og som identificerer fakturaen)
• Sælgers CVR-nr. eller SE-nr. (Er du ikke registreret med et CVR-nr., kan CPR-nr. nogle steder bruges, bl.a. på Fakturablanketten)
• Mængden/omfanget og arten af de leverede varer/ydelser
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i pris pr. enhed
• Det momsbeløb der skal betales
• Fakturatotal
• Betalingsdato (gerne angivet i et format som dette dd.mm.åååå)
• Bankkontonummer (reg.nr. 4 cifre og kontonummer 10 cifre) eller betalingsinformation fra OCR-linje (Giro eller FIK)

Manglende eller forkert angivelse af fakturadato, forkert angivelse af bankkontonummer og manglende eller forkert angivelse af momsgrundlaget/momsbeløbet er de fejl der oftest er skyld i at en faktura bliver afvist. 

Når vi bestiller varer eller ydelser skal vi oplyse:

• EAN-lokationsnummer
• Personreference eller anden reference som kan være ordre- eller rekvisitionsnummer 
• Myndighedens politik vedrørende kredittider, hvis en sådan findes (det har Stevns kommune ikke)

Eget økonomisystem

Har du eget økonomisystem der kan danne elektroniske fakturaer og har indbygget forsendelse, sendes de til os via NemHandel. Det foregår fuldt elektronisk og fakturaen er normalt fremme dagen efter. 

Der kommer ind i mellem nye krav til hvordan fakturaer skal se ud og hvilket format de skal fremsendes i. Der kan være andre krav til fakturaer der skal sendes til det offentlige end til private samhandelspartnere. Derfor er det en god ide at følge med i hvilke opgraderinger din systemleverandør kan tilbyde, så du undgår at dine fakturaer ikke kan sendes.

Fra den 1. december 2011 vil det kun være OIOUBL-formatet at offentlige myndigheder kan modtage fakturaer i.

Hvis du har et økonomisystem der kan danne elektroniske fakturaer, men ikke kan sende dem, har IBIZ-center et gratis program du kan downloade og bruge til at sende fakturaerne med. Følg linket i højre side og læs mere om løsningen.

Fakturablanketten - en gratis løsning

Har du ikke et økonomisystem der kan danne og sende fakturaer elektronisk har du på portalen virk.dk mulighed for helt gratis at indberette en faktura og sende den direkte til den offentlige myndighed. Løsningen er mest anvendelig hvis du kun har få enkle fakturaer til de offentlige myndigheder. Der er dog mulighed for at vedhæfte en tif-fil hvis du vil sende uddybende oplysninger med. Følg linket til Fakturablanketten i højre side.

LæsInd-service - ikke gratis 

Du har også mulighed for at sende din faktura til et LæsInd-bureau som så indskanner den og sender den elektronisk til den offentlige myndighed. 

Der stilles visse krav til fakturaen for at skanningsbureauet kan indskanne den korrekt så den kan sendes til den offentlige myndighed. Det er bl.a. specificerede varelinjer, fakturadato og angivelse af moms. Mangler fakturadatoen eller er den angivet forkert, bliver fakturaen afvist. Er der heller ikke angivet om der er moms på fakturaen og hvor meget momsen udgør, vil fakturaen også blive afvist.

Der findes flere private aktører der handler med denne service og de kan f.eks. findes ved en internetsøgning på "læs ind bureau".